Cloud-Migration geplant? Führen Sie zuerst eine TCO-Analyse durch!

Die Entscheidung für eine Cloud-Migration hat eine enorme Tragweite. Der Schritt kann Unternehmen dabei helfen, die Effizienz zu verbessern, wachsenden Anforderungen gerecht zu werden und Produktivitätssteigerungen zu realisieren. Trotz aller Vorteile sollten Sie vor dem Umzug einige Aspekte beachten. Hierzu zählt auch die Betrachtung von Kosten und tatsächlichem Nutzen. Berechnungen dieser Art sollten strukturiert und detailliert durchgeführt werden. Exakt an dieser Stelle setzt eine TCO-Analyse an. Sie erlaubt es, die operativen und indirekten Kosten einer Cloud-Migration objektiv mit den Vorteilen gegenüberzustellen. In diesem Artikel lesen Sie, wie die Cloud-Kostenanalyse konkret funktioniert.

Was ist eine TCO-Analyse – und was beinhaltet sie?

TCO-Analyse steht für Total Cost of Ownership-Analyse. Es handelt sich hierbei um eine betriebswirtschaftliche Methode zur Berechnung der Gesamtkosten eines Produkts oder Projekts – in diesem Fall einer Migration in die Cloud. Im Gegensatz zu einer reinen Betrachtung der initialen Investitionskosten ist die TCO-Methodik wesentlich weitreichender. Sie umfasst auch Kapital-, Betriebs- und indirekte Kosten, um die Wirtschaftlichkeit einer Investition vollständig beurteilen zu können. Was eine Cloud-Kostenanalyse im Einzelnen beinhaltet, möchten wir nun etwas genauer betrachten.  

Kapitalkosten

Hierzu zählen alle Ausgaben, die vor dem Projektbeginn einer Cloud-Migration anfallen. Insbesondere werden hier die Kosten für Hardware und Software, welche für die Durchführung der Migration benötigt werden, zusammengefasst. Zum Beispiel sind dies:

  • Server-Hardware und -Software
  • Installation und Integration der Hardware in bestehende Systeme
  • Hardware und Software für die einzelnen Arbeitsplätze
  • Garantien und Lizenzen
  • Compliance-Kosten
  • Migrationskosten
  • Risikokosten (Puffer für Sicherheitslücken, Upgrades, zukünftige Lizenzierungsfragen)

Indirekte Kosten 

Hierbei handelt es sich um Kosten, die während der Migration entstehen können und nicht exakt planbar sind – etwa Kosten durch Fehler in externen Cloud-Ressourcen. Weitere indirekte Kosten können die folgenden sein:

  • Arbeits- und Wartungszeiten
  • Ausfallzeiten
  • Time-to-Market-Verzögerungen
  • Software-Updates
  • Verzögerungen aufseiten des Anbieters

Operative Kosten

Cloud migration

Die operativen Kosten sind ein besonders wichtiger Teil der TCO-Analyse. Sie geben Auskunft darüber, welche Kosten für den langfristigen Betrieb einer Cloud-Umgebung anfallen werden. Hierzu zählen sämtliche Aufwände für die Instandhaltung von Hardware und Software. Enthalten sind unter anderem:

  • Laufende Lizenzierungskosten
  • Support-Kosten
  • Vertrags- und Einstellungskosten
  • Kosten für Software-Updates
  • Garantieleistungen und Reparaturen
  • Kosten von Netzwerkverbindungen

Wie führt man eine Cloud-Kostenanalyse durch? (mit TCO-Kostenanalyse-Beispiel)

Eine Cloud-TCO-Analyse besteht aus mehreren Schritten. Die wichtigsten davon haben wir nachfolgend für Sie skizziert. Dies hilft Ihnen dabei, den Analyseprozess zu verstehen und eine eigene Cloud-Kostenanalyse durchzuführen. 

Schritt 1: Analysieren Sie Ihre aktuelle IT-Infrastruktur 

Um die Wirtschaftlichkeit einer Cloud-Migration bewerten zu können, müssen Sie zunächst Transparenz zum Ist-Zustand ihrer Systeme und Funktionen schaffen. Der erste Schritt der TCO-Analyse ist daher ein Audit. In diesem Rahmen sammeln Sie alle Daten, die Ihnen zu Ihren derzeitigen IT-Ressourcen vorliegen. Vergessen Sie hierbei nicht die folgenden Punkte:

  • Spezifikationen
  • Prozesse
  • Leistungsdaten
  • Netzwerkverbindungen
  • Systeme und Server
  • Sicherheit
  • Daten

Mit diesem Datenbestand sind Sie in der Lage, Ihre aktuellen Möglichkeiten und auch die Grenzen Ihrer derzeitigen IT-Umgebung besser beurteilen zu können. 

Schritt 2. Ermitteln Sie Ihre aktuellen Kosten

Jetzt, da Sie Ihre aktuellen Systeme und deren Leistungsfähigkeit kennen, ist es an der Zeit, Zahlenmaterial hinzuzufügen. Bei diesem Schritt betrachten Sie die direkten und indirekten Kosten, die momentan entstehen. Zu den direkten Kosten gehören zum Beispiel die Kosten für Server, Storage, IT-Personal und Netzwerkanbindung. Häufig ist dieser Kostenblock gut planbar, da er jeden Monat in etwa gleicher Höhe anfällt.

Indirekte Kosten umfassen hingegen die finanziellen Aufwände für Ausfallzeiten, die Produktivität der Mitarbeiter, die Kundenzufriedenheit, die Kundenloyalität und weitere „weiche Faktoren“. Da Kosten dieser Art nur schwer greifbar sind, müssen Sie auf solide Schätzungen zurückgreifen. Seien Sie hierbei im Zweifelsfall nicht zu konservativ.

Hilfreich kann es bei der Ermittlung der aktuellen Kosten zudem sein, Feedback aus Fachabteilungen einzuholen – etwa aus dem Marketing, dem Kundenservice und der Finanzabteilung. So erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, wie sich Ihre Cloud-Migration auf das gesamte Unternehmen auswirkt und ob in einer bestimmten Abteilung Probleme auftreten könnten. Dies unterstützt Sie bei der Ist-Analyse und hilft Ihnen gleichzeitig dabei, die zukünftigen Erfordernisse besser zu verstehen.

Weiterhin sollten Sie auch diejenigen Kosten berücksichtigen, die dem ersten Anschein nach unbedeutend sind. Zu nennen sind beispielsweise Überstunden der Mitarbeiter, die für die Reparatur eines defekten Servers aufgewendet wurden. Auch der entgangenem Umsatz eines unzufriedenen Kunden sollte nicht unberücksichtigt bleiben. Ermitteln Sie möglichst genau, wie hoch solche Kosten in Ihrem Unternehmen tatsächlich sind.

Schritt 3. Kontaktieren Sie einen Migrationsdienstleister und holen Sie Angebote ein

Wenn Sie die Cloud-Migration intern bewerkstelligen können, sei Ihnen gratuliert. In diesem Fall wird Ihr IT-Team in der Lage sein, die Folgekosten für Sie zu ermitteln, sodass Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. Die meisten Unternehmen befinden sich jedoch nicht in solch einer komfortablen Situation. Es ist daher notwendig, externe Spezialisten für die Cloud-Migration zu kontaktieren.

Beim Einholen von Angeboten sollten Sie darauf Wert legen, dass sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten für Infrastruktur, Migration und Wartung Berücksichtigung finden. Doch was beinhalten diese Kostenarten im Einzelnen?

Cloud-Infrastruktur

Cloud

Diese Kostenart beinhaltet das Hosting Ihrer Anwendungen in der Cloud. Wie hoch diese Aufwände ausfallen, ist vom Provider abhängig. Einfluss nehmen jedoch auch ihre individuellen Anforderungen und die Branche, in der Sie sich bewegen. Ihr Migrationsdienstleister kann die Hosting-Kosten grob für Sie schätzen.

Cloud-Migration

Hier betrachten wir die Kosten des Migrationsprozesses. Enthalten sind sämtliche IT-Kosten, interne und externe Personalkosten sowie sonstige Migrationskosten. Dies können beispielsweise die Kosten für das Datenhandling (Gebühren des Providers), das Outsourcing an App-Entwicklungspartner, der Personalaufwand von Drittanbietern und der Aufwand für den Umzug Ihres Systems in die Cloud sein. Außerdem können in der Zeit während der Migration Kosten für den Parallelbetrieb Ihrer bisherigen Systeme anfallen. Diese müssen ebenfalls eingerechnet werden.

Cloud-Wartung

Leider ist die Arbeit mit Beendigung der Cloud-Migration noch nicht ganz vorüber. Denn um sicherzustellen, dass die neue Cloud-Umgebung auf lange Sicht reibungslos läuft, sind gewisse Wartungsaktivitäten erforderlich. Rechnen Sie in diesen Kostenblock daher alle Aufwände ein, die damit im Zusammenhang stehen. Dies können unter anderem Integration, Tests, laufende Arbeitskosten und Verwaltungskosten sein. Berücksichtigen Sie solche Posten in Ihrer TCO-Analyse stets von Beginn an, um später nicht überrascht zu werden. 

Schritt 4: Treffen Sie Ihre Entscheidung

Nachdem Ihnen nun alle relevanten Daten für Ihre Cloud-Kostenanalyse vorliegen, ist es an der Zeit, die Informationen zusammenzufügen und die TCO-Analyse zu finalisieren. Bewerten Sie auf dieser Basis sowohl quantitativ als auch qualitativ, wie effektiv eine Cloud-Migration für Ihr Unternehmen wäre. Macht dieser Schritt funktional und finanziell Sinn? Und was noch wichtiger ist: Passt die Cloud zu Ihrem Geschäftsmodell? Wenn Sie all diese Überlegungen abwägen, können Sie letztlich fundiert entscheiden, ob der Weg in die Cloud der richtige ist.

Zusammenfassende Tipps

Eine Migration in die Cloud ist für viele Unternehmen eine effektive Lösung, jedoch nicht für alle. Folgen Sie daher nicht einfach blind dem allgemeinen Trend, sondern bewerten Sie Ihre individuelle Situation vor einem Cloud-Umzug systematisch. Gehen Sie auf dieser Basis einen Weg, der Ihren tatsächlichen Bedürfnissen entspricht. Zögern Sie außerdem nicht, sich frühzeitig von Experten beraten zu lassen. Denn wenn Sie die tatsächlichen Betriebskosten bereits im Vorfeld gut einschätzen können, wird Ihre Entscheidung wesentlich mehr Substanz haben. Kurz: Beim Thema der Cloud-Migration führt kein Weg an einer TCO-Analyse vorbei.

Unser Experten-Team unterstützt Sie gerne bei dieser wichtigen Aufgabe. Kontaktieren Sie uns jetzt!

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